Effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg
Wie kent het niet, een teamoverleg of werkoverleg dat nergens over gaat of een vergadering die veel te lang duurt en waar geen besluiten worden genomen. Om gek van te worden! Geen structuur, onduidelijk leiderschap en elkaar niet willen of niet kunnen begrijpen. Dit de ingrediënten voor inefficiënt en ineffectief vergaderen.
Effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg
Gelukkig kan het ook anders. Ineffectief vergaderen kost alleen maar tijd, effectief vergaderen levert geld op. Door meer structuur tijdens het vergaderen aan te brengen (met duidelijke rollen, leiding en meer inzicht in elkaars kwaliteiten en talenten) krijg je vergaderingen, en die wel wat opleveren. Hiermee kun je effectief vergaderen bij iedere vergadering, teamoverleg of werkoverleg.
Structuur als ruggengraat
Vergaderen is een proces dat bestaat uit de voorbereiding, de vergadering zelf, de afspraken en de te ondernemen acties. Wil je effectief vergaderen dan heb je structuur nodig en dit is dan ook de ruggengraat van iedere vergadering of teamoverleg.
Net als met het verkeer heeft een vergadering regels nodig. Misschien niet altijd leuk, maar zonder zou het een chaos worden. Wat valt onder een goede structuur?
- Een goede agenda, een goede voorbereiding en de afspraken en acties die uit de vergadering voortkomen. Meer informatie hierover is te vinden in mijn artikel agenda vergadering en agendapunten voorbeeld.
- Zorg dat alles op logistiek gebied geregeld is. Boek de vergaderruimte op tijd en verstuur de uitnodigingen, de agenda en de vergaderstukken naar alle deelnemers zodat ze zich goed kunnen voorbereiden.
- Maak goede werkafspraken. Door werkafspraken te maken, ook wel groundrules genoemd, weet iedereen waar hij aan toe is en wat er van hem verwacht wordt.
- Vergaderen is teamwerk. Iedereen is verantwoordelijk voor het eindresultaat.
- Zorg voor een duidelijke rolverdeling en leiding tijdens het vergaderen.
- Sommige deelnemers hebben misschien meerdere rollen, b.v. een deelnemer die ook notulist is of een manager die ook de vergadering voorzit. Zorg er in dat geval voor dat deelnemers weten vanuit welke rol je spreekt.