De rondvraag: tips bij werkoverleg en vergadering

Vergaderen kost vaak veel tijd (en geld). Veel vergaderingen worden gebruikt, of misschien juist wel misbruikt, als moment om zaken aan de orde te stellen waar de vergadering of het werkoverleg niet voor bedoelt was.

Juist door de losse structuur van dit onderdeel is de rondvraag dan hét moment om dit te doen. De rondvraag is er dan ook vaak dé oorzaak van dat een vergadering of werkoverleg onnodig lang duurt.

Werkoverleg en vergadering als proces

Een werkoverleg of vergadering is niet anders dan een proces waarin je een resultaat wilt behalen. De voorzitter/facilitator geeft leiding aan dit proces. Wil je een goede vergadering, begin dan eerst met de vraag: wat wil ik als eindresultaat? Het antwoord op deze vraag is leidend voor het gehele proces.

Hierna kun je de agenda gaan maken en andere voorbereidingen treffen. De vergadering zelf is uiteindelijk maar één onderdeel van het gehele vergaderproces. Ook de afhandeling, met de besluitenlijst en de actiepunten, zijn hierin belangrijk.

Wat is de rondvraag?

De rondvraag is vaak het laatste agendapunt van een vergadering of werkoverleg. Ook de rondvraag is dus onderdeel van het vergaderproces. Wat je eigenlijk met de rondvraag wilt is de vraag: “Is er nog iets wat we vergeten zijn en/of onder de aandacht gebracht dient te worden?”

Is het antwoord ja, licht het dan kort toe en koppel er eventueel een actie en eigenaar aan. Klaar!

De rondvraag ter discussie bij werkoverleg en vergaderen

Voor veel mensen is de rondvraag echter dé gelegenheid om zaken aan de orde te stellen die niet in de vergadering thuishoren. En soms komen in de rondvraag pas de hete hangijzers op tafel. In beide gevallen zal de vergadering of het werkoverleg langer duren dan strikt noodzakelijk is.

Als voorzitter of facilitator dien je bij de rondvraag dus extra scherp te zijn om dit onderdeel in goede banen te leiden. Juist bij de rondvraag dien je extra leiding aan het proces te geven. Onderwerpen die niet in de rondvraag thuishoren zijn:

• Onderwerpen die niet bijdragen aan het doel of resultaat van de vergadering.
• Mededelingen of presentaties die langer dan een paar minuten duren.
• Onderwerpen die reeds behandeld zijn. Vaak komt dit door deelnemers die terug willen komen op bepaalde onderwerpen, of deelnemers die zich tijdens de behandeling van een onderwerp afzijdig hebben gehouden. Benoem dit wel maar trap niet in de valkuil deze onderwerpen opnieuw te behandelen. Koppel er een actie en eigenaar aan of zet het onderwerp op de agenda voor de volgende vergadering. Hiermee geef je ook gelijk een signaal af.

Tips voor de rondvraag als onderdeel van het vergaderproces

Door beter met de rondvraag om te gaan, en ook hier structuur in aan te brengen, kun je effectiever vergaderen. Als laatste onderdeel van een werkoverleg of vergadering zou de rondvraag niet langer dan 10 minuten moeten duren, dit bij een gemiddeld team. Het is dus niet de bedoeling om weer te gaan discussiëren in de rondvraag. Onderwerpen die in de rondvraag thuishoren zijn:

• Korte mededelingen.
• Nieuwe inzichten die je nog even kort wil toelichten. Behandel het echter niet inhoudelijk maar koppel er een actie en eigenaar aan of zet ze op de agenda voor de volgende vergadering.
• Mogelijk onderwerpen voor de volgende vergadering.

Ieder ander onderwerp dien je als voorzitter of facilitator (op een nette manier) af te breken en gezamenlijk de plek te geven waar het thuis hoort. Als voorzitter/facilitator ben jij verantwoordelijk voor de structuur van de vergadering of werkoverleg.